Receipting 101 – Introduction à l’émission de reçus dans DonorPerfect
Bonjour à tous!
Aujourd’hui, nous allons voir ensemble la création, la gestion et l’envoi des reçus officiels de dons dans DonorPerfect. Cette formation intitulée Receipting 101 vous apprendra les bases du processus de reçus, les bonnes pratiques, et comment éviter les erreurs courantes.
Le reçu de don est plus qu’un simple document administratif — c’est une reconnaissance officielle du geste du donateur et une preuve fiscale.
DonorPerfect vous permet de produire ces reçus directement à partir des dons enregistrés, qu’ils soient uniques, récurrents ou issus de promesses. En maîtrisant le processus, vous garantissez à vos donateurs une expérience professionnelle et transparente, tout en respectant les exigences légales.
Avant d’émettre un reçu, assurez-vous que toutes les informations essentielles soient présentes et exactes :
Le nom complet du donateur, tel qu’il doit apparaître sur le reçu.
L’adresse postale complète.
Le montant du don et la date de réception.
Le type de don (argent, chèque, carte de crédit, don en nature, etc.).
Le fonds ou la campagne associée.
Prenez aussi le temps de vérifier si le donateur a déjà reçu un reçu pour l’année en cours, surtout pour les dons mensuels ou récurrents.
Dans DonorPerfect, il existe deux principaux types de reçus :
Reçus uniques – générés pour chaque don au moment de son entrée dans le système.
Reçus cumulés – produits en fin d’année, regroupant tous les dons d’un même donateur sur une seule attestation.
Le choix entre les deux dépend de votre politique interne et de la préférence de vos donateurs. Les reçus cumulés sont souvent utilisés pour simplifier la gestion et réduire les envois multiples.
Une fois que les dons sont correctement saisis :
Ouvrez le menu Receipting.
Sélectionnez la période et les dons à inclure.
Choisissez le modèle de reçu approprié (reçu officiel, non officiel, cumulatif, etc.).
Cliquez sur Generate Receipts.
Le système crée ensuite un numéro de reçu unique pour chaque transaction, conformément aux règles de l’Agence du revenu du Canada (ou de l’autorité fiscale correspondante). Ces numéros ne peuvent pas être réutilisés ni modifiés.
Après génération, vous pouvez :
Imprimer les reçus pour envoi postal;
Ou les envoyer par courriel, si l’adresse électronique du donateur est confirmée et que celui-ci a consenti à recevoir des documents électroniques.
Il est recommandé de toujours visualiser un échantillon avant l’envoi final pour vérifier la mise en page, le logo et les informations fiscales.
Si une erreur est détectée — par exemple, un montant incorrect ou une mauvaise attribution — vous pouvez annuler un reçu.
DonorPerfect émet alors un reçu d’annulation avec un nouveau numéro, pour maintenir l’intégrité de la séquence.
Un duplicata peut être produit si un donateur demande une copie perdue; celui-ci doit être clairement marqué comme Duplicata pour des raisons légales.
Vérifiez toujours les informations fiscales avant d’émettre un reçu.
Conservez une copie électronique ou imprimée de tous les reçus.
Gardez une trace de toutes les annulations et modifications.
Communiquez clairement avec vos donateurs sur la méthode et le moment d’envoi des reçus (immédiat, mensuel ou annuel).
La gestion des reçus dans DonorPerfect est un processus simple, mais essentiel pour maintenir la confiance de vos donateurs et assurer la conformité de votre organisme.
Chaque reçu est un symbole de reconnaissance et de transparence — il reflète la rigueur et la gratitude de votre organisation.
Merci beaucoup pour votre attention, et bonne émission de reçus avec DonorPerfect!
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