Data Entry 101 – Introduction à la saisie de données dans DonorPerfect
Bonjour tout le monde!
Aujourd’hui, nous allons explorer ensemble la saisie de données dans DonorPerfect, ou comme on l’appelle souvent, Data Entry 101. Ce module vise à vous aider à comprendre les meilleures pratiques pour entrer, maintenir et organiser les informations dans le système, afin que votre base de données reste précise, utile et vivante.
Une base de données est aussi bonne que les informations qu’elle contient. Dans DonorPerfect, chaque fiche — qu’il s’agisse d’un donateur, d’un bénévole, d’un membre ou d’un partenaire — représente une personne, une relation, une histoire.
Des données précises permettent de mieux comprendre ces relations, de suivre les dons, de gérer les communications et d’analyser les tendances. À l’inverse, des données incomplètes ou incohérentes peuvent mener à des erreurs dans les rapports, des envois incorrects ou même des occasions manquées.
Quand vous entrez une nouvelle fiche, assurez-vous toujours d’effectuer d’abord une recherche pour vérifier si cette personne ou organisation existe déjà dans le système. Cela évite les doublons et garde la base propre.
Si la fiche n’existe pas, vous pouvez en créer une nouvelle en remplissant les champs essentiels : nom, adresse, numéro de téléphone, courriel et tout autre renseignement pertinent.
Utilisez les bons formats :
Majuscules/minuscules : entrez les noms et adresses en lettres standards, pas tout en majuscules.
Accents et ponctuation : respectez les accents français et les règles de grammaire pour une présentation uniforme.
Champs structurés : évitez d’inscrire plusieurs informations dans un seul champ (par exemple, ne pas combiner le prénom et le nom).
DonorPerfect est une base de données relationnelle. Cela signifie que les fiches peuvent être liées entre elles :
Un bénévole peut aussi être un donateur.
Une entreprise peut être associée à plusieurs contacts.
Un ancien membre du conseil peut devenir un commanditaire.
En maintenant ces liens à jour, vous obtenez une vue d’ensemble de toutes les interactions et relations avec votre organisation.
Lorsqu’un don est reçu, entrez-le dans la fiche du donateur. Indiquez la date du don, le montant, la campagne, le fonds et la méthode de paiement.
Pour les promesses (pledges), saisissez également la fréquence (mensuelle, trimestrielle, annuelle) et le montant total prévu. Cela permet au système de suivre les paiements et d’envoyer des rappels automatiques au besoin.
N’oubliez pas de documenter les interactions : appels, courriels, rencontres, remerciements, etc. Ces informations constituent la mémoire vivante de votre organisme.
Les notes peuvent aussi servir à indiquer pourquoi une personne donne, quelles sont ses préférences, ou toute information qui pourrait aider lors de futurs suivis.
Utilisez les champs codés (ou coded fields) pour catégoriser vos données. Ils facilitent la création de rapports et d’analyses. Par exemple, vous pouvez créer un code pour identifier les donateurs mensuels, les participants à un événement, ou les bénévoles actifs.
Ces champs vous permettent ensuite d’extraire facilement des listes ciblées — pour une campagne de courriels, une invitation à un gala, ou un rapport de fin d’année.
Voici quelques conseils pour garder votre base propre et efficace :
Recherchez toujours avant d’ajouter une nouvelle fiche.
Supprimez ou fusionnez les doublons lorsque nécessaire.
Mettez à jour les adresses et courriels obsolètes.
Utilisez des formats uniformes.
Documentez les interactions importantes.
DonorPerfect est bien plus qu’un simple outil de saisie de données : c’est la mémoire et le moteur relationnel de votre organisme.
Chaque fiche, chaque don, chaque note contribue à raconter votre histoire collective — celle des personnes qui soutiennent votre mission.
Une bonne saisie de données, c’est la première étape vers des rapports fiables, des communications personnalisées et une meilleure compréhension de vos donateurs.
Merci beaucoup pour votre attention, et bonne saisie dans DonorPerfect!
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